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【まとめ】少し慣れてきた今こそ、再確認!オンライン会議のお作法10選

こんにちは。女子部JAPAN(・v・)編集部のたけだです。

新型コロナウイルスの感染防止として自粛モードになった4月から、女子部JAPAN編集部の打ち合わせや取材は、ほぼオンラインに移行しました。

編集部内での定例ミーディング、取引先との打ち合わせ、部員や「のぼり坂47」の取材など、仕事関係のオンライン会議を積み重ねるなかで、「こうすればよかった!」と気づくことがしばしば。

そこで今回は、ビジネス上のオンライン会議で、知っていると役立つお作法や心得をピックアップ。もちろんケースバイケースなので、すべて当てはまるわけでないと思いますが、オンライン会議に慣れつつある今こそ、再確認してみてください〜!

●オンライン女子会の利点・技・心得のまとめ記事はこちら

 

<事前準備のお作法>

1.座る位置を見極めよ

座る位置を決めるのに大事なポイントは2つ。
ひとつ目は逆光にならないこと。逆光の位置に座ってしまったために、「相手には顔が真っ黒に見えていた!」という失敗談も。表情が良く見えるように顔に光が当たる位置に座れば、コミュニケーションも取りやすくなります。

もう一つのポイントは背景。なるべくすっきりした壁を背に座るようにしましょう。
ごちゃごちゃと生活感あふれる背景だと、ビジネスの雰囲気を損なってしまうことになりかねません。
ちょうどよい壁がないようなら、バーチャル背景に切り替えられるアプリを使うのも手です。

相手との関係性にもよりますが、部屋が汚いからといって会議でカメラをオフにしたままでは悪い印象を与える場合も。特に初対面の相手には注意しておきたいところです。

ちなみに、もしオンライン会議の参加者に「後ろのあれは何?見せて」などと言うと、相手との関係性によってはハラスメントになる場合もあるので気をつけましょう。

2.服装・メイクはオンビジネス

オンライン会議の画面に映る場合には、気を付けておきたい身だしなみ。
場合にもよりますが、自宅でオンライン会議に参加する場合も、普段オフィスで働いていた時と同じような服装を心がけましょう。自宅だからといってあまりにもゆるい部屋着での参加はNG。

女子部JAPANの編集部では、「明るめの色の洋服を選んだり、メイクをしっかりめにするのも印象アップにつながる」という意見も挙がりました。

3.参加(アクセス)はほどよいタイミングで

遅刻は、対面会議同様にもちろん厳禁ですが、オンライン会議の場合、早すぎるアクセス(参加)がホストにプレッシャーを与える場合もあります。あまり面識のない相手と、2人で会議がはじまるまで待機しているようなシチュエーションに「気まずい」と感じる人も。

目安としては「5分前にスタンバイ、2~3分前にアクセス(ログイン/参加)する」というのが良いようです。ただし、「ギリギリに参加しようとして、遅刻してしまった!」というケースも。油断しすぎず時間管理をして、事前にパソコンの調子も確認しておきましょう。

4.通信環境も要チェック

自宅で参加する場合、Wi-Fiルーターから遠い場所、壁を隔てた場所では電波状況が悪くなりがちです。映像が乱れたり、音声が途切れたりして、会議が中断されてしまうことも。

会議中に相手を待たせてしまったり、話についていけなくなるなどのトラブルを避けるため、必ず事前に通信状況を確認して整えておきたいですね。

<コミュニケーションのお作法>

5.まずは自己紹介を簡潔に

多人数で行う会議や初対面のメンバーがいる会議では、発言する際に「○○の○○です」と所属と名前を告げたり、「○○の○○です。このプロジェクトで○○を担当しています」と告げてからはじめると、その後の会議がスムーズに運びます。

6.話しはじめるタイミングを見極めよ

オンライン会議では、会話の声が重なってしまうと、内容が聞きづらくなります。
話しはじめる時には、他の人が話し終わるのをきちんと待つこと。発言が重なってしまったときには譲り合う姿勢を見せることが大切です。
「すみません、ちょっといいですか」などの断りを入れたり、画面越しに挙手をしたりしてから話しはじめるのも有効です。

7.音を制するモノが会議を制する

議事録を取っているときのタイピングの音、メールの受信音、スマホの着信音は、想像以上に相手に大きく聞こえている場合があるので注意しましょう。
自分が発言するとき以外は、基本的にマイクを「ミュート(消音)」の設定にしておくことをおすすめします。

ただし、ミュートにしておいたこと自体を忘れて話しはじめてしまい、相手に聞こえていないというケースもあるある。話しはじめる時にマイクの設定を確認する習慣をつけておきましょう。

8.リアクションはやや大げさに

対面会議と比べ、オンライン会議ではリアクションが伝わりにくいという特徴があります。女子部JAPANの編集部の中には、相手の発言にうなずく自分の姿を画面上で見て、「こ、こんなにリアクション悪いのかっ!」と驚愕したメンバーも。

対面の時よりも大きめのリアクションを心がけてみてはいかがでしょう。いつもより大きくうなずく、笑顔を見せるなどを心掛けると、会話がスムーズに進みます。場合によっては、腕や手で「○(OK)」などのジェスチャーをするのも有効です。

9.目線でしっかりアイコンタクト

相手に対して「しっかり話をきいていますよ」と伝えるために、リアクションとともに大事なのが「目線」。
議事録やメモを取ったりすることもあると思いますが、長時間下を向きっぱなしにならないよう注意しておきましょう。

10.終わりよければ、すべてよし

対面会議では、会議室などの予約時間が決まっていることもあり、終了時間も明確な場合が多いですが、オンライン会議では、だらだらと長引いてしまったという経験はありませんか?
オンライン会議でも終了時間も共有して、簡潔に終わらせる意識で臨むことで効率的に話を進めることができます。

 

以上、ビジネス上のオンライン会議のお作法10選をご紹介しました。

移動時間が短縮でき、いつでも、どこにいてもできるオンライン会議は、コロナ後も継続して取り入れるケースが増えてくるのではないでしょうか?

ほかにも「こんなことが大事!」「こんなときにイヤだった」など、みんなの参考になる情報があれば、ぜひお聞かせください〜!

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