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意外と間違えているかも!? ビジネスメールの正しいマナーをまなぼう!

こんにちは。マナーをまなー部のみずほです。

4月に入り、新生活に突入された方も多いのでは? そんなフレッシュな気持ちで溢れている方も、同じ環境でいつもと変わらず働いている方も、新年度がスタートしたこの時期に心機一転、改めて私と一緒にマナーをまなんでいきましょう!

 

今回、おさらいしたいのが、ビジネスでは欠かせない「メールのマナー」。学校では教えてくれないことだから、意外と自分の常識が違っていることも・・・。そこで、ビジネスマナーの指導をつとめる尾形圭子先生に、正しいマナーを教えていただきました!

 

 

尾形圭子先生 

株式会社ヒューマンディスカバリー 代表取締役社長

全日空・大手書店・外資系化粧品会社の接客・人材育成部門を経て研修講師となり、2000年に会社設立。ビジネスマナー、クレーム対応など実践的な指導には定評がある。主な著書に「イラッとされないビジネスマナー社会常識の正解」(サンクチュアリ出版)、近著に「きちんとした研修を受けられなかった人のためのマナーのルール」(中経KADOKAWA文庫)など20冊以上。テレビ・ラジオ出演、雑誌への寄稿も多数。

 

 

■送信の際の10のポイント

まず、最初に頭に入れておきたいのは送信の際の基礎知識。以下の10のポイントを頭に入れて、メールを送信しましょう。

 

①件名をわかりやすくする(初めての場合は組織名や名前も入れる)

②宛名を必ず書く

③本文は簡単な挨拶から始める

④結論から書き、目的を明確にする

⑤読みやすく書く(1行30~35文字、4~5行程度で1行空ける、要点は箇条書き、手紙のような文語体にはしない、1メール1案件が基本)

⑥誤字脱字や表現に注意する

⑦返信の場合は、原則として履歴を残す

⑧最後に署名を入れる

⑨できるだけ早いタイミングで返信する

⑩「CC」「BCC」を使う場合は注意が必要

 

さらに、2回は見直しすることを心がけることが大事なポイント!

 

「メールはビジネスツールとして必要不可欠です。ただし、メールに頼りすぎるのは禁物。急ぎの場合、なかなか返信がこないときは電話などで確認をしたり、気持ちを伝えたいときは直接お会いするなど、メールに頼り過ぎないコミュニケーションも大事にしましょう」

 

 

 

では、ここでみなさんから寄せられたビジネスメールの疑問に尾形先生にお答えしていただきます。微妙すぎて人に聞けなかったメールのマナーや恥ずかしくて今さら人に聞けなかったメールの出し方などを習得して!

 

 

■メールで相手がいつも自分の名前を間違えて書いてきます。

大人のマナーとしては、相手の間違えをどう指摘して訂正してもらえばいいでしょうか?

それとも、ずっと指摘しない方がいいでしょうか?

 

〔回答〕

メールは文字だけなので、間違いを指摘するのは大変難しく、相手によっては「こんなことくらい」と逆に憤慨されたり、「本当に申し訳ない」と予想以上に恐縮してしまう場合もあります。

以下をまず試してみましょう。

目立つように件名の横に名前を書く。<例>「お見積もりの件」尾形

※私はこのようにしています。

本文中に、あえて入れてみる。「それでは、私、尾形宛にお送りいただけますでしょうか。」

 

それが難しい場合は、こんなメールで対策を。

<「よく間違えられます」パターン例>

プライベートなことで申し訳ございませんが、実は名前をよく「緒方」に間違えられます。こちらのほうが俳優さんと同じで素敵なのですが、残念ながら「尾形」なのです。どうぞよろしくお願いいたします。

 

このくらいが、相手の人も「自分だけではないのか。よかった」とホッとされると思います。

 

さらに、目上の方など、相手がさらに言いにくい人であれば、メールではなく、お会いしたときに上記のようにお話することをお勧めします。やはり、お会いしてお話しするほうが、コミュニケーションがとれるので、その場で全て解決します。相手の反応がすぐわかるので安心ですよね。

 

■やたらと「取り急ぎ○○まで」と文末に書く人がいますが、お客さんや上司などにも使っていい言葉なの? と疑問です。わりと長文を書いておきながら、シメが「取り急ぎ」と書いてあると、本当に急いでるの!? と突っ込みたくなります。「取り急ぎ~」の正しい使い方を知りたいです。

 

【回答】

「取り急ぎ」とは、手紙で使われている言葉で、「とりあえず急いで。多くは手紙文の末尾に用いる」(大辞林より)という意味で、「もろもろの儀礼・説明を省略し用件だけを伝える」となっています。要するに、目上の方や使い方によっては失礼に感じる、ということです。

 

メールで使う場合は、「急ぎの用件だ」ということをお互いが認識できることが、失礼にあたらない条件です。末尾を結ぶ言葉としては大変便利ですが使い方には注意が必要。

もしろん、長々と用件を複数書いた場合の使用はNGです。

<使用例>

「取り急ぎご連絡まで」⇒「取り急ぎご連絡申し上げます

  ※語尾が丁寧になると、多少はかしこまった印象になります。

「取り急ぎ、資料拝受のご連絡をさせていただきます」

  ※取り急ぎの後に文言を入れ、語尾を丁寧にすると柔らかい印象になります。

「確認のみのご連絡で失礼いたします」

  ※「取り急ぎ」の言葉を使わなくても、このよう言葉がありますね。これなら省略した印象は薄くなります。

 

 

 

■挨拶のメールをいただいた時は、必ず返信した方がいいのでしょうか?

 

〔回答〕

いただいたメールには一言でもいいので、必ず返信します。返信がないと、メールが届いたかどうか相手は心配になるものです。もちろん、迷惑メールや、見知らぬ人からの営業メールには返信の必要はありません。

<例>

〇様

お世話になっております。

ご丁寧にメールをお送りいただきありがとうございます。

こちらこそ今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ御礼申し上げます。

 

 

 

■いつも冒頭の一文に困っています。特に初めての相手へ出すメール! 始めてやり取りするのに「お世話になっております」だとおかしいし、とはいえ、あまり堅苦しい一文も避けたい…。そんな場合のおすすめの書き出しはありますか?

 

〔回答〕

初めての場合は、

 

<お会いしたことがない人へ>

 

〇〇会社〇部 〇様

 

突然のメールで失礼いたします。

私、〇〇会社〇部〇と申します。

〇〇の件でご連絡させていただきます。

 

※自分の所属や名前を明記し、メールを送る目的をはっきり伝えます。

 

 

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

<一度お会いした(電話した)人へ>

 

〇〇会社〇部 〇様

 

先日は、打合せのお時間をいただきありがとうございました。

(先日は、突然のお電話にご対応いただきありがとうございました。)

〇〇会社の〇でございます。

 

※一度コンタクトがある場合は、お礼の気持ちも込めてそのことから書き始めるとよい。

※「申す」は「・・・という者です」ということで自己紹介的な意味合いがあります。一度、話したことがある場合には使わない。「ございます」とします。

 

 

 

 

■やり取りが続くメールの件名に悩んでいます。相手が「Re」で返してきたとき、その返信が続く場合、「Re」のままで返信していいですか? それとも、削除してその都度件名を書き換えた方がいいのでしょうか?

 

〔回答〕

Re」(リー)は「Return」や「Response」ではなく、ラテン語の「res」からきた「・・・について」という意味です。ですから、同じ内容が続く場合、使い続けてもかまいません。

ただし、いくつも「Re」がつながってしまうのもみっともないですね。

私は3個以上になった場合には「Re」を一度消します。ナンバリングする方法もありますが、間違いやすくテクニックが必要ですね。

メールのやり取りは時系列になっているので、あまり神経質ならなくてもよいのでは、と感じます。

ただし、以下のような場合は件名を変える、または加筆しましょう。

修正、追加、添付など同じ内容でもプラスアルファがある場合

<例>

「〇の件」尾形(修正)   

「〇の件」尾形(資料添付)

内容が変わった場合は、もちろん明記

 

 

 

いかがでしたか? 直接お会いしていないだけに、メールは気をつけないと、意図していないところで相手を不快にしてしまったりして、誤解を招きそうですね。今回のメールのマナーをおさらいして、みなさんがスムーズで気持ちいいコミュニケーションをはかれますように!

 

次回は、ビジネスにおける「会食のマナー」です。みなさん気になる会食のマナーがあれば、どしどしご連絡ください!

 

 

 

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