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名刺の正しい置き方は? 電話はどちらが先に切る?…etc.今さら聞けないビジネスマナーにお答え!

こんにちは、マナーをまなー部部長みずほです。マナーをまなー部も今回で最終回。

メールのマナー、会食のマナーなどを勉強して、みなさんいかがでしたか? 私は、改めて正しいマナーを学ぶことで、これから社会人として堂々とした立ち居振る舞いができるなぁと思いました。
今回は、部員の方たちから質問が多かったビジネスマナー全般を尾形圭子先生にどしどし質問!! “今さら聞けないビジネスマナー”をここで解決して、社会人としてのたしなみを身に付けましょう!

 

尾形圭子先生
株式会社ヒューマンディスカバリー 代表取締役社長
全日空・大手書店・外資系化粧品会社の接客・人材育成部門を経て研修講師となり、2000年に会社設立。ビジネスマナー、クレーム対応など実践的な指導には定評がある。主な著書に「イラッとされないビジネスマナー社会常識の正解」(サンクチュアリ出版)、近著に「きちんとした研修を受けられなかった人のためのマナーのルール」(中経KADOKAWA文庫)など20冊以上。テレビ・ラジオ出演、雑誌への寄稿も多数。
「マナーとことばの講師 尾形圭子ブログ」http://ameblo.jp/ogatakeiko/

 

■名刺交換のマナー
Q.テーブルにいただいた名刺を置く正しい方法はありますか?
すべての方と名刺交換が終わり、席に着いたら、いただいた名刺はテーブルの上に並べます。その際、相手の席順に合わせて名刺を並べるといいでしょう。すぐに顔と名前が一致するので名前を間違えてしまうことを防げますよ。また、資料を置きやすいように中央の方に横並びにしておくとスマートな印象になります。テーブルが小さいときは、端の方に縦に並べるようにします。打合せの中心は名刺ではなく「資料」です。

 

Q.複数の名刺がある場合は、一番偉い方を名刺入れの上に置くのがいい?
はい。一番役職の高い人の名刺は名刺入れの上に置きましょう。名刺入れはお座布団と考えるといいですね。

 

Q.大勢と名刺のやりとりをする場合のマナーはありますか?
複数での名刺交換のときはいくつかポイントがあります。
まず、一枚ずつ名刺入れから出してお渡しするということ。理由は、相手の人数分の名刺をあらかじめ出しておくと、自分の名刺といただいた名刺が混ざってしまう可能性があるからです。

以下は、交換の流れです。
①名刺交換をした後、いただいた名刺は名刺入れの下に持ちます。
②そのまま、新たに自分の名刺を出し、次の方と名刺交換。
③次の方からいただいた名刺を、最初の名刺の下に重ねます。
何人でもこの繰り返しです
④全員と名刺交換が終わったら、名刺入れの下に持っていた名刺を丁寧にテーブルに並べます。このとき、上から順番に役職が上の方になっています。
これで、何人の人と名刺交換しても慌てることはありません。

Q.名刺交換は目下の人から交換を申し出るのが正しいと聞いたことがあるのですが、やはりそうでしょうか?
はい、そうです。相手を待っているのではなく、積極的に相手に近づいて名刺交換をしましょう。

 

■メールで御礼の返信をするときのマナー


Q.先方から頂いたメールの宛先に、自分の上司も入っていたとします。
この場合、上司から先に御礼のメールを出した方がよいのか、部下の自分が先に出したほうがいいのか。相手の立場にもよるのかもしれませんが、これけっこう2説あって、下っ端なんだからいちはやくだせよーという説と、上の人からまず挨拶したほうが格好がつくという説と。どちらか教えてください!

そうですね。相手との関連性が重要です。
基本的には上司に相談するのが一番良い方法だと思います。

「恐れ入ります。〇社〇様からいただいたメールですが、これからお礼の返信を出そうと思っていますがよろしいでしょうか。」と相談すると、相手との関係によって上司が指示を出してくれるはず。

了解を得ることで、後でお叱りを受けることもありません。「じゃあ、連名にしておいて」ということもあるかもしれません。

 

■仕事先の相手の名前を忘れてしまったときや、間違えて違う名前を読んでしまったとき
Q.直接聞くことや、間違えること自体マナー違反だとはわかりますが、失礼にならない聞き方や謝り方など、その後の対策のマナーがあったら教えてください!

まず、おっしゃるとおり間違えないようにするのが第一。お会いした後や、これから会う約束があるとき「〇〇さん」と何度も繰り返すこと。大きな声でなくてもいいので、声に出すことが大切です。

<間違ったときの対応>
「私の名前は吉田ではなく山田ですが・・・」と言われたら、「申し訳ございません。吉田という親しい友人がおりまして、昨日も会ったばかりでつい口から出てしまいました。以後、気をつけます。本当に申し訳ございません。」
「親しい」「よく会っている」という言葉と、謙虚にしっかり謝ることがポイント。相手は「仕方がないかなぁ」「〇〇という名前に親しみを感じているんだ」と、何とか許してくれるでしょう。

<名前を忘れた>
以下の3つの方法
1.名前を呼ばずになんとなく話を進める
2.素直に謝って聞く「大変申し訳ございませんがお名前を失念してしまいました。もう一度だけ教えていただけないでしょうか。二度と忘れません。」
※「一度だけ」がポイント。素直に謝って聞いたほうが安心して話を進めることができますし、潔さが好印象にもつながります。
ある調査で「ビジネスパーソンで相手の名前を度忘れしたことがある人」は約15%。その内「相手にばれていた比率」は約27%です。さて、これをどう捉えますか?
3.その他の対処
①役職で呼ぶ
②自社での打ち合わせであれば、「資料を取ってきます。少々お待ちください」と言って調べる

 

■立食パーティのマナー

Q.会食のときのマナーがよくわかりません。どうするのが正しいのですか?

まず、おさえておきたいのは、以下の5点。
①大きな荷物やコートはクロークへ
②料理はお皿にのせすぎない
③基本は自分の分だけのドリンクや料理を持ってくる
④料理は左から取るのがマナー
⑤料理の前で大声で話さない(衛生上の問題も)

さらに、立食パーティならではの名刺交換のタイミングや主催者への挨拶などのマナーも知っておきましょう。
・名刺交換は食事中は避け、声をかけた方から名刺を渡しましょう。自己紹介では、主催者との間柄、仕事の内容も簡単に伝えるといいでしょう。

・主催者への挨拶はできるだけ早いタイミングがベター。ただし、主催者は忙しいことが多いので、状況をみて長話は避けて。帰るときは、ひと言お礼をするのを忘れずに。

・会話の作法やコツは、ずっと同じ仲間と一緒にいないこと。他のお客様との会話を楽しむようにしましょう。知らない人にも「失礼します。私…と申します。○○さん(主催者)とは…」というように、積極的に話しかけて。1ヵ所で30分前後の会話を目安にどんどん動きましょう。

・ステージ前が上座で後ろの入り口近くが下座です。椅子に長い時間座るのはマナー違反です。できるだけ座らないよう心がけましょう。

 

■エレベーターの乗り降りのマナー
Q.目上の方と一緒に乗る場合、先に乗ってボタンを押すのか、扉を押さえて最後に乗るのが正しいのかいつも迷います。

一般的には、「目下のものがドアを押さえて先に上司に乗っていただく」が基本です。ただし、近年、防犯上の観点から、10人程度以上乗れそうな大きなエレベーターの場合は、中に人が潜んでいたり、不審物がある可能性もあるので、確認のため先に目下が乗り込むのがマナーとなってきました。
失礼に感じられてしまうのでは、と心配するのであれば、「先に乗って中を確認いたします。」とひと言添えればよいでしょう。

■お辞儀のマナー
Q.取引先の方とのお別れの場面で、お辞儀は顔を見ないでするのが正しいか、顔を見ながらお辞儀するのが正しいか迷います。正しいお辞儀の方法は?

笑顔で目を見て挨拶し、その後、深いお辞儀で床を見ることになります。顔を上げた時点でもう一度取引先の方を笑顔で見ます。また、エレベーターが閉まるときやお車を見送るときなどは、頭を下げたままになりますので、相手の顔は見ません。ただし、それが5秒以上のときは、一度頭を上げて相手を見ましょう。そして「失礼いたします」と再度お辞儀を。

■電話のマナー
Q.電話を切るタイミングのマナーを教えてください。かけた方から切ってはいけないと聞いたことがありますが、相手もなかなか切らない場合はこちらから切るほうが良いのでしょうか。

基本的には、かけた方が先に切ります。なぜなら、用事があってかけてきたわけですから、電話を切った時点で自分の用事は終わったということです。逆に受けたほうは、先に切ってしまうと、相手の話が全て終わらないうちに切ってしまう可能性があるので、相手が切るまでお待ちします。

ただし、例外があります。こちらがかけて、電話の先が目上の方の場合です。この場合は、謙虚さを表すため相手が切るまで待ちます。

相手がなかなか切らないとき、そのまま切ってしまうのは失礼ですね。「〇様、何かご不明な点はございますか?」とひと言、確認の言葉を入れましょう。そすることで、切るタイミングをつかめます。相手が「いいえ」と言ったら「それではこれで失礼いたします」と再度、挨拶をすることで、相手も気持ちよく、そして迷いなく切ることができるでしょう。

■「社長」「店長」などの敬称についてのマナー
Q.敬称には様を付けないと聞いたことがありますが、なんとなく、「様」や「さん」を着けずないのは失礼な気がします。どう呼ぶのが正しいのでしょうか?

確かに「社長」「部長」「店長」などの役職は敬称で、それに続けて「様」や「さん」をつけることは、二重に敬称をつけることになるので間違いです。ですから、正しい呼び方は敬称が続かないように「御社の社長の〇〇様」とすることが正解なのです。

 

みなさん、いかがでしたか? 意外と、知らないビジネスマナーが多かったのでは? 私は、「名刺入れはお座布団だと考えるといい」という先生の言葉が目から鱗でした! ここで覚えたことを、徐々に実践していけたらいいですね。

マナーが身についている人は、仕事のシーンでも動きに迷いがなく、堂々としていて素敵に見えます。みなさんも、正しいマナーを身に付けた素敵な大人の女性に一歩近づいてください。

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